财务管理和会计核算网络系统。(2)建立了满足中国会计准则、国际会计准则,基于财务逻辑网络的总部、分(子)公司、生产厂三级统一的财务管理和会计核算体系;(3)支持公司总部绩效考核管理体系,为领导决策提供科学、准确、快捷的服务;(4)开发符合国际会计准则和上市信息披露规则的财务管理和会计核算软件;(5)建立了分布式财务数据库,支持财务会计数据的实时向上复制、向下穿透查询和网上在线对账。 6、健全风险防范控制
针对各个风险控制点,中石化建立起有效的风险管理系统,它通过风险预警、风险识别、风险评估、风险控制、风险报告等措施,对财务风险、经营风险和合规风险进行全面防范和控制。其控制方法突出体现在销售业务的信用控制、采购支出业务的市场准入、招投标、合同控制以及资金业务管理等环节。 7、先进的ERP管理信息系统控制
中石化公司的ERP管理信息系统分为会计核算、资金管理、物资管理等分业务自成体系的管理信息系统。目前公司正在规划实施与财务信息系统高度集成并以财务管理为核心的ERP管理信息系统。它通过把不同业务部门的人员统一在ERP系统上进行业务操作,使业务数据一经录入,即可对企业产、供、销各环节完全集成,按相应的业务流程和规范自动生成物流、资金流和信息流“三流合一”的相关信息,并适时传输到中石化公司总部统一的数据仓库中进行监控和分析,保证风险始终处于“受控”状态。截止2007年3月份,已有40家下属企业正式上线运行。值得注意的是,中石化公司的ERP系统中所有授权都是基于“预算项”下的授权,并将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准,适时评价经济业务的价值链过程,作为成本控制及绩效考核的基础,从而实现了预算“硬约束”的功能。
8、科学完善的内部控制检查评价机制
为了加强企业内部控制,提高管理水平,正确评价与考核内部控制的运行情
况,中石化公司遵循国内外资本市场监管规范,根据《内部控制手册》有关规定,制定颁发了《中国石油化工股份有限公司内部控制检查评价与考核暂行办法》,并于2006年8月1日起开始执行。中石化公司内部控制检查评价与考核工作实行“总部检查评价”和“单位自查评价”两级检查评价体制,从而在纵向上形成了由股份公司内控领导小组检查,股份公司总部各职能部门自查及对口抽查,以及分(子)公司自查组成的三级监督网络;在横向上形成了由派驻的内控检查组、股份公司各职能部门、分(子)公司分别提交综合评价报告,再由股份公司内控领导小组最终形成年度综合评价报告并报董事会核准的二级报告制度,做到程序规范、依据科学、报告准确。同时,根据考评需要,分别从内部控制环境评价、单位自查情况评价、业务流程综合检查评价、内部控制日常工作评价、风险评价等方面,绘制了完整、规范的评价流程,使内部控制评价体系始终遵循统一的方法步骤,确保监督、考评的公正性。 9、客观公正的考核机制
为了顺利地推进公司内部控制检查评价与考核工作的开展,内控办公室在公司各有关专业领域内公开选拔若干名业务骨干(包括IT专业人员),组建内部控制专业人员队伍,并定期进行培训,经考试合格者颁发“内控专业人员”资格证书。年度综合检查评价时,以“内控专业人员”为主组成检查评价小组,对各单位进行现场检查和评价,各类检查评价结果必须由“内控专业人员”签字确认,确保年度综合检查评价的独立、客观和公正。
此外,中石化公司针对ERP单轨运行企业业务流程的检查与评价还做了特别说明,指出原则上实行业务流程在线检查评价,按照《ERP单轨运行企业业务流程检查工作底稿》中规定的“检查方法”,检查ERP系统中业务流程和审批权限的设置及执行是否符合内部控制要求。对财产清查、盘点、资产处置、八项减值准备计提、往来款项核对、资金支付、非经常性资本支出等业务及控制事项,必须检查线下审批手续是否齐全、有效。对缺少必要的线下审批手续,或线下审批手续不符合内控手册要求的控制点视为“未执行”,扣除控制点相应的全部分值。对ERP单轨运行企业未实施的功能模块相应业务流程的检查评价,按照《非ERP企业业务流程检查工作底稿》执行。
六、中石化公司内部控制整合框架内部控制体系存在的主要问题
中石化公司内部控制整合框架内部控制框架体系的实施仅有两年时间,作为一个新生事物和一项系统工程,其内控理念、方式仍处在不断规范、提升阶段,员工对控制环境、信息与沟通等角色定位和职责履行还有一个自我适应和自我完善的过程,运用业务流程控制来规范各级管理者及全体员工行为,使内部控制成为落实“过程控制”目标的现实选择还有许多工作要做。目前,中石化公司内部控制整合框架内部控制框架体系存在以下几方面问题: 1、全面预算管理机制尚不健全
中石化公司的全面预算管理体系仍存在着如下问题:(1)对全面预算管理的认识存在偏差。至今仍有一些单位认为全面预算管理就是财务预算,没有把全面预算管理目标、起点、依据、预算编制过程及方法、预算组织与控制、预算考核等贯穿到企业的生产、经营、财务、人事、项目管理等每一个职能部门和个人。因此不少企业的全面预算管理最后流于上级部门下达年度财务指标的一种形式。(2)预算管理组织机制存在缺位现象。中石化很多单位存在只是形式上设有预算管理委员会和监督机构的现象,没有从上至下建立起全面预算管理组织体制。(3)预算编制程序、方法、指标的科学性和合理性有待提高。(4)预算执行与监督缺乏力度。一些企业预算决策、监督一体化,削弱了监督力度,影响预算执行的有效性。(5)预算考核和激励机制不到位。目前的预算激励措施缺乏力度和差距,影响了企业实行全面预算管理的积极性。(6)预算管理信息化建设等基础工作滞后。目前在中石化系统中还存在着各项定额不全、修订不及时,计量手段不完整、准确度不高,班组经济核算开展不深入,预算基础数据不完整等问题。许多企业没有制定信息分类、分级标准,没有及时组织、汇总、归纳信息需求,甚至少数企业的信息资源还滞留在某个部门或个人,没有得到有效利用。 2、内控环境存在差距
企业的内控环境是其他所有风险管理要素的基础。在中石化公司内部的一些企业由于机制不顺,基础管理工作薄弱,串通舞弊牟取个人私利现象时有发生,
从而导致内控环境、日常管理跟不上企业发展的需要。一些重要业务(如采购、销售等)缺少必要的监督制约,不符合“不相容部门、岗位相互分离”的内控要求,这就为内部控制埋下了极不安全的隐患。因为要求不兼容职位分离是为了达到相互监督的效果,但是若负有不同职责的员工串通舞弊,或者本公司员工通过外部关系规避控制,协同作弊,将会导致一个健全的内部控制失效。 3、分级授权制度未能得到严格执行
在资金支出环节存在着越权审批付款问题,费用支出上有少数企业超预算支付或变相越权支付现象,还有一些企业没有严格执行投资、物资采购、维修、技术改造和科研开发业务的招投标控制程序,更有一些公司管理层和相关内控人员有失职现象出现。所以严格限制授权审批权限,加大对违规违法行为的惩处力度势在必行。
七、中石化公司进一步完善内部控制的建议和措施 1、深化对内控制度的认识
中石化制定一系列内控措施的目标不能仅仅是为了满足证券监管机构的要求。因为满足萨班斯法案302条款和404条款的要求,只不过是建立内部控制机制的一部分,而不是全部。换句话说,实现透明可靠的财务报告,只是内部控制的第一级目标。而更为重要的内部控制目标,在于实现有效率与有效益的经营,循规守法和保护企业财产安全。退一步说,上市公司即使得到了外部审核和评价的肯定意见,也并不意味着公司内控机制就一定是令人满意的。因此,建议中石化在以下几个方面深化对内控的认识:首先,控制目标应趋向更高层次的战略控制,中石化公司也要随着业务提升,把内控由关注传统的业务执行的合法性和合规性,向关注业务执行效率以及风险控制转变。其次,控制方式趋向信息技术的集成和优化。第三,控制结构趋向逐步补充和扩展的过程。第四,控制对象趋向于对“人”的控制。第五,内部控制理论趋向与公司管理和公司治理相融合。