第一章 行政公文写作概述

第一节 公文概述

一、公文的概念

公文——指国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的文书。

是党和国家在有关公文管理的法规中明确规定的公务文书。 具体可以分为两大类： 13种公务文书（即行政机关公文）；14种公务文书（即党的机关公文）。

行政机关公文——《国家行政机关公文处理办法》明确指出： 行政机关的公文（包括电报），

是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

党的机关公文——《中国共产党机关公文处理条例》亦规定：党的机关的公文，是党的机关

实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

二、行政机关公文和党的机关公文种类对照表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 行政机关公文 命令（令） 决定 * 公告 通告 通知 * 通报 * 议案 报告 * 请示 * 批复 * 意见 * 函 * 会议纪要 * 决议 决定 * 指示 意见 * 通知 * 通报 * 公报 报告 * 请示 * 批复 * 条例 规定 函 * 会议纪要 * 党的机关公文 由上表可见，两种公文相同的文种共有9种

第二节 行政公文写作概述

一、行政公文的特点和种类 （一）、行政公文的特点 1、作者的法定性 2、制发的程序性 3、公文的法定效力性 4、体式的规范性

（二）、行政公文的种类 ◆1、按适用范围来划分： 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会

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议纪要

◆2、按缓急程度来划分：（办理时限） 特急：一天内办理完毕 急件：三天内办理完毕

注：党的机关公文凡紧急文件分别标“特急”、“加急” 一般文件：

◆3、按保密级别划分： 绝密、机密、秘密

◆4、按文件载体和发布方式划分：

文本发文——通过一定的文件传递渠道发送文本文件。绝大多数公文属于此类。 电传发文——通过电报、传真、计算机等手段迅速传递给收文单位的文件。

报刊发文——通过报刊登载发表文件。一般是面向全社会或一定范围公布公务事项。如命令、通告、公告

公开张贴——将同一文件以特殊格式印制多份并以张贴形式公布。一般为公告和通告。 ◆5、按行文方向划分：

下行文、上行文、平行文

二、行政公文的构成要素（公文格式）

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

我们来看一下这份文件，以一条鲜红的横线（即红色反线）隔开了眉首部分和主体部分。红色线以上各要素统称眉首；在红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素则是版记。

每个部分又包括了一些必备要素，以及一些可有可无的要素。各个部分、各个要素分别有自己的位置和职责，从不同的方面、不同的角度，反映着、传达着发文机关的撰写意图。

（一）眉首部分

包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。P11

其中发文机关和发文字号是必不可少的两个要素。 1、 “发文机关”是指制发公文的机关，应当使用发文机关的全称或规范化的简称。（在发文机关后加上“文件”二字，就是发文机关标识。）

如果是两个或两个以上机关联合行文，主办机关应排在前面。

2、发文字号：由机关代字、年份、序号按顺序排列组成，作用：一是便于登记，二是便于分类和归档；三是便于引用和查找。

关于公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等项的注意事项我们参见课本P11-12。

（二）主体部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。 1、公文标题：

标题是公文的眼目，标题应该是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关（作者）+事由（文件的主题）+文种三部分组成。 （1）标题的形式：

第一种： 标准式（发文机关+事由+文种）。一般而言，重要的文件用完整式标题。

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第二种： 由发文机关+文种。由于公文内容单一，正文较简单，省略事由；

第三种： 由事由+文种，由于是法规类或单位内部使用的公文，可省略发文单位。 第四种： 是单项式标题，即文种标题。 （2）公文标题常见错误

公文的标题要求：一是公文标题应准确，不产生歧义；二是公文标题应简明不拖沓冗长，三是要注意正确掌握标题的排列和标点符号的使用。

◆缺事由

◆将发文机关置于事由中 ◆事由归纳不准确 ◆事由归纳不简结

◆标题中用发文字号代事由 ◆文种混淆 ◆乱用标点

《新办法》规定“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。 ◆标题的排列不当：

一、没有居中、对称；

二、标题过长要分行时，不要拆词，应保持词语的相对完整。

2、主送机关：

是负责承办和处理公文的机关，要顶格写全称、规范化的简称或同类型机关的统称。 主送机关有三种情况：

（1）泛称。 普发性的下行文，主送机关有很多。“ 各处室：” （2）单称。

（3）无称。一些公布性的公文没有特定的主送机关，如公告、通知，则略主送机关。

3、正文：

这是表达公文主要内容的核心部分。正文的写法大致是“三步曲”，叙述缘由（摆出依据）——说明事项（提出主张）——结束语。 4、附件：

在有附送与公文内容有关的文件、材料时，正文后面还可标注“附件”标题。附件是公文正文的附属材料，是公文内容的组成部分，与公文的正文具有同等效力。 5、落款：

主体部分的另一个重点是落款。落款包括成文时间和印章。

公文成文日期，如是本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发人签发的时期为准；会议通过的公文，以会议通过的日期为准；几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准；电报以发出日期为准。

印章要“骑年盖月”。 6、附注：

指与文件有关的简要说明。加括号标注，标识在成文时间下一行。

（三）版记

包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期（版记放在偶数页面尾）P17

（1）主题词：标识公文主题和文件类别的并经过规范化处理的名词或名词组。 不能随便从文中引用，应从有关的主题词表中选用。（1994年国务院编制并发布《国务院公文主题词表》）

（2）抄送单位。

（3）印发机关和印发日期、印制份数

注：印发机关不同于公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。而这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。

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三、公文的格式

新的国际标准规定公文格式有4种：文件式格式、信函格式、会议纪要格式、命令格式。 （一）文件式格式 上行文 下行文

我们上面所举的例子就是文件式格式，这是现实生活中常用的一种行政公文格式。 （二）信函格式

首页不显示页码；发文字号位于武文线下1行版心右边顶格标识；标题位于发文字号下空一行居中；

补充说明：文件格式主要用于上行文和下行文，信函式格式主要用于平行文，下行文也可用。

（三）会议纪要格式

会议纪要的事项都是本机关的决策事项。办公会议纪要格式的眉首部分由“××××××会议纪要”和发文字号组成，其他项目和文件式格式。但会议纪要不要加盖公章。

四、行政公文的行文规则

学习和把握行文规则，首先必须了解公文的行文关系、行文方向、行文方式

（一）行文规则概述：行文关系、行文方向、行文方式 1、行文关系：

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（《办法》14条） 什么是隶属关系？什么是职权范围？这就必须要弄清我国国家机构的构成。 国家机关（构）：行使国家权力、管理国家事务的机关。包括：国家权力机关、国家行政机关、审判机关、检察机关、军队。

图务院是我国最高国家权力机关的执行机关，即最高国家行政机关 机关、部门及单位之间的行文关系一般来说有以下几种：

一是上下级关系。即领导与被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。 二是隶属关系。所谓隶属关系，是指上下级机关具有直接管理和被管理的关系，它不论大小和级别，都在同一垂直系统中。

三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关、部门和单位之间的关系。 四是非隶属关系，指不是同一垂直系统不发生直接职能往来的机关、部门和单位之间的关系。

2、行文方向 上行文、下行文、平行文 3、行文方式

即行文的方法和方式。

◆逐级行文：向直接的上级或下级行文。逐级行文是最常规的行文方式。

◆越级行文：越过自己的上级或下级行文。一般而言，上级对下级一般不越级，下级对上级一般不允许越级 ◆多级行文：向直接上级并呈非直接上级，或向直接下级并转非直接下级的一次性行文。 ◆普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。 ◆通行行文：向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。

（二）行政公文行文规则

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