(完整word版)沟通管理三个基本原则(word文档良心出品) 下载本文

员工都会表现得有毅力、能干而且易于与人合作。他们较乐意去解决问题、研究各种可行的方法、勇于面对挑战。

你要维护员工的自尊,小心避免损害对方的自我价值感,尤其在讨论问题的时候,你要针对事而不针对人,便可维护员工的自尊。赞赏员工的意见、表示对他们能力充满信心、把他们看作能干的独立个体,都可以加强员工的自信。例如:

“你提议用较小的码头寄运,这个主意很好。现在我们的付运程序比以前更快捷,更顺利。谢谢你的意 见。” 要清楚明确

在维护员工的自尊,加强他们的自信时,应要清楚明确。只说一句 “你做得很好”固然并无不妥,但总不及说明做得好的那件事情和原因来得更有意思。这样做除了可以表示你重视那位员工外,也可以证明你是真心的称赞他的。例如: “你再一次把这本报告的数字核对一遍,我非常欣赏的这样认真的工作态度。” 要充满诚意

在赞赏或认同某人的工作时做到清楚明确,也可以表示你是充满诚意的。虚假、不真诚的恭维话是容易为人察觉的,这样不但无益,反而有害。过分的夸奖会使赞赏腿色,减低了赞赏的效力。 有效的使用第一个基本原则可以帮助你:

▲ 打开沟通之门 --- 可以化解彼此之间的隔膜。

▲ 得到对方合作,把计划付诸实行 --- 充满自信的人,大多会言

出必行,热心把理想实现。

▲ 缓和抗拒的情绪 --- 在解决问题的检讨中,不会使人有受到攻击的感觉。

▲ 使组员合作更协调 --- 一个充满自信的工作小组,一般都更能合作无间、更具创意和更有效率。 专心聆听,表示了解对方感觉

聆听是打开双方沟通的主要关键。表示了解对方感觉,可令对方知道你能体会他的处境。在细心聆听之余,再表示关怀体谅。你就可以开启沟通之门。

表示了解对方感受及明白说话的内容

你要让对方知道,你正在专心聆听,同时也明白对方说话的内容和对方的感觉。使对方愿意表达内心的感觉,对于解决困难有很大的帮助。有效的回应包括两部分:其一描述对方的感觉,其二是总结对方的说话的内容。下面的例子都包括这两部分:

“我明白你对更改时间表有点担心(表示了解对方担忧的心情),因为这涉及到超时工作(明白对方说话的内容,知道他担忧的原因)。”

“这么,你就可以比预期早两个星期进行这项计划(细心聆听对方说话的内容)。我想你一定会很高兴这么快就获得批准(表示分享对方快乐的感觉)。”

当对方表达一些愉快的感受时,使用第二个基本原则,也是很有效的。共同分享愉快的感受(举个例子说:“看来你很喜欢你的新任

务”),可以营造互助合作的气氛。

表现出了解对方的感觉,并不一定表示你同意对方所讲的话。通常在说了“我明白你的意思”之类,我们很容易会加上“但是”或“不过”等字眼。如果使用这些字眼,你给对方的印象,就是你认为他的感受在你的眼中是“错的”,或者不象你所关注的问题那么重要。应该避免使用这些字眼,在你说出自己的意见之前,可使用“同时”这个词语,或在适当时候暂时停下来,代替“但是”或“不过”等字眼。

有效的使用第二个基本原则,可使你与别人沟通更坦诚,更有成果。如果员工不愿意谈诚开放的沟通,你或许不能取得有关资料,而这些资料往往影响了工作的成败。此外,有效的使用第二个基本原则,可以:

▲ 减少抗拒 --- 细心聆听,了解对方所讲的话,可以鼓励谈诚沟通。

▲ 加强自信 --- 关心对方所讲的话及内心的感受,可以令对方感到自己的重要性。

▲ 鼓励合作 --- 对方知道你明白他的感受时,会更加乐意与你合作。

▲ 消除误会 --- 在对方谈诚的说出感受之后,你便可继续与对方讨论可行的解决方法及具体行动。 要求帮助解决问题

现在的员工,与十年前的员工有很明显的分别。现在的员工都有熟练的技巧,而且一般都很热心的把一己之长贡献给群体。事实上,

他们对本身工作的认识,比任何人都深入清楚。因此,要求帮助解决问题,不单可以有效的运用宝贵的资源,而且可使对方更投入,并加强他们的自信心。

征求意见,将意见进一步发挥

向对方征求意见,可以营造一起合作、共同参与的气氛,这样可鼓励 工作小组共同努力,进一步发挥所提供的意见。例如: 小组负责人:“对于改善这个调查表,你有什么意见呢?” 小组成员:“我认为我们需要加一些地区资料,只须额外加一栏这样便可以知道公司在那一区的实力比较弱。”

小组负责人:“你说得对,那些资料很重要。如果我们把资料栏放在这里,就不需要重新设计整张调查表。” 向对方征询意见,固然可以加强他们的自信,但事实上,并非所有的意见都是可行的,有些意见需要加以进一步发挥。如果发生这些情况,应避免说:“这个主意很好,但是”或“那个主意行不通”。 在可能的范围内,尽量采用对方所提供的意见。如果那个意见真的不可行,加以解释,并请对方提出其他方法。

给与支持,也要对方承担应有的责任

当下属或组员同意把构思付诸实行时,你应该加以支持,但要他们知道自己应该承担的责任。支持对方提出的意见、方针及解决方法,也要他们承担应有的责任,这是领导技巧的要点。以鼓励的方式表示你的支持,随时提供协助,并在你的能力范围内,消除有可能出现的障碍。 假如要有效的与人一起合作,运用第三个基本原则,是最

合乎常理的方法。利用这个基本原则可以:

▲ 集思广益 --- 三个臭皮匠,胜个一个诸葛亮。

▲ 令他人更积极与解决困难 --- 鼓励员工积极参与,可以使他们 更投入解决困难。

▲ 增强合作关系 --- 鼓励积极参与,可增强你与工作小组、组 员、同事或上司之间的工作关系。