财政部内部控制指引 下载本文

措施,确保物资采购满足企业生产 经营需要。

第二章 购 买

第五条 企业的采购业务应当集中,避免多头采购或分散采购, 以提高采购业务效率,降低采购成本,堵塞管理漏洞。企业应当对办 理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业 务,应当组织相关专家进行论证,实行集体决策和审批。

企业除小额零星物资或服务外,不得安排同一机构办理采购业务 全过程。

第六条 企业应当建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务 的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人 员的职责权限及相应的请购和审批程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门,对需求部门提出的 采购需求进行审核,并进行归类汇总,统筹安排企业的采购计划。

具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行 进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算 和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的 部门或人员审批后,再行办理请购手续。

第七条 企业应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格 供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信 息系统,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、

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交货及时性、供货 条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果 对供应商进行合理选择和调整。

企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

第八条 企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。 大宗采购应当采用招标方式,合理确定招投标的范围、标准、实施程 序和评标规则;一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的 方式并签订合同协议;小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购 买等方式。

第九条 企业应当建立采购物资定价机制,采取协议采购、招标 采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格,最大限 度地减小市场变化对企业采购价格的影响。

大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格,其他商品或劳务 的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,并对最高采购限价适 时调整。

第十条 企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情 况拟订采购合同,准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责 任,按照规定权限签订采购合同。

企业应当根据生产建设进度和采购物资特性,选择合理的运输工 具和运输方式,办理运输、投保等事宜。

第十一条 企业应当建立严格的采购验收制度,确定检验方式, 由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、

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数量、质量 等相关内容进行验收,出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的, 还应进行专业测试。

验收过程中发现的异常情况,负责验收的机构或人员应当立即向 企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原因并及时处理。

第十二条 企业应当加强物资采购供应过程的管理,依据采购合 同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进 度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案。

企业应当做好采购业务各环节的记录,实行全过程的采购登记制 度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。

第三章 付 款

第十三条 企业应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确 付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、 审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定及时办理付款。

企业在付款过程中,应当严格审查采购发票的真实性、合法性和 有效性。发现虚假发票的,应查明原因,及时报告处理。

企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,发现异常情况 的,应当拒绝付款,避免出现资金损失和信用受损。

企业应当合理选择付款方式,并严格遵循合同规定,防范付款方 式不当带来的法律风险,保证资金安全。

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第十四条 企业应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长 期的预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、 占用款项的合理性、不可收回风险等情况,发现有疑问的预付款项, 应当及时采取措施。

第十五条 企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控 制,详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况,确保会计记录、采购记 录与仓储记录核对一致。

企业应当指定专人通过函证等方式,定期与供应商核对应付账 款、应付票据、预付账款等往来款项。

第十六条 企业应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、 货物出库、退货货款回收等作出明确规定,并在与供应商的合同中明 确退货事宜,及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货,应在索 赔期内及时办理索赔。

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